入力ミスを減らす 東京デジタルキャリア 就労支援ログ
今回は、5/15に行ったオフィスワーク研修 《できる事務職を目指す》入力ミスを減らし、PC作業効率を上げよう！の内容をご紹介！
ミスしやすい入力を意識しよう
EXCELやスプレッドシートへの入力作業が多いTDCですが、
間違いやすい入力には定番とみられるものがあります。
これを常に意識することで、ミスを少なくすることができるはずです。
ミスを回避できるようにPCの設定を工夫するという方法もあります。
ミスしないように十分注意を払ったり、
間違いがないかチェックを怠らないのは当然のことですが、
できるだけミスを少なくできるように工夫ができるというのも、
身に着けたいPCスキルです。
間違いやすい入力
■[－][-][ー]、[り][リ]、[ロ][口]などの見た目が似ている文字
フォントによっては見分けがつきにくい文字があります。
その文字だけでなく、原本を前後の文字列も含めしっかり確認する習慣を
つけましょう。
カタカナに見えたがひらがなだった。
数字に見えたがアルファベットだった。 などの間違いがよくあります。
＜ミスしにくい入力方法＞
●ハイフンの場合はテンキーで「-」を入力
●仮名文字の伸ばす音「ー」は、単語ごと入力（「センター」など）
●入力する際はファンクションキー（F6～F10）での変換を活用する
・カタカナ：［全角］Ｆ７キー、 ［半角］Ｆ8キー
・ひらがな：Ｆ６キー
・数字アルファベット： ［全角］Ｆ9キー、 ［半角］Ｆ10キー
予測入力による誤入力
文字入力する際、入力履歴で自動的に文字選択されることがあります。
入力後には、必ず入力結果を確認するように注意しましょう。
※例）「モモ」と入力したい
→入力履歴で「モモコ」と入力があると「モモコ」と入力になってしまう
＜オートコンプリート機能をオフにする＞
一度入力した内容を記憶して予測表示する機能をオートコンプリートといい
同じ文言を何度も入れるのには大変便利機能です。
しかし、TDCでの作業を考えると
・使うＰＣが毎回異なる
・前回とは違う作業になる
・・・・今日の自分に使いやすい予測とは限りません。
さらに、名刺などの似たような違う文字を入力する作業が多いので、
履歴を自動入力してしまうとミスが多くなってしまいます。
オートコンプリート機能をオフにすると、そのようなミスを減らすことができます。
EXCELでもGoogleスプレッドシートでも、オートコンプリート機能は無効にすることができます
特にＴＤＣで共有して作業することが多いスプレッドシートでは、オフ設定にしておくと 履歴による入力ミスを避けることができます。
コピペミスによるエラー
他のセルから情報をコピーする場合、セルごと全てコピーしてしまうと
そのセルに入っている情報を全てコピーしてしまう事になります。
・罫線
・セル書式
・数式 などの他に、見えていない設定がされている場合もあります。
セルごと貼り付けたことで、表組が崩れたり色が変わったり、
計算エラーを生じてしまう危険もあります。
セル情報を崩さないコピー＆ペースト
■値（テキスト）のみで貼り付ける
明らかに同じ内容であることがわかっている場合を除き、
ペーストはテキストのみとする方が安全です。
よくあるケアレスミス
注意していれば気づくミスもよくあります。
ルール理解が不十分な場合も、ミスが多くなる原因です。
特にありがちなミスは
・末尾や文頭に、不要な空白やタブ、改行が入ってしまっている
・環境依存文字の可否
・キーボード配置の近いキーのミスタッチ
・名刺などの場合、すべて同じだとの思い込み
などが目につきます。
どんな場合に間違いやすいのか
・入力時には十分な確認
・チェック時には注目
をしっかり意識して
ミスが少ないデータを作成しましょう！
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事業所内では、感染症対策や衛生管理を十分に行った上で
ご来訪者の皆様をお迎えしております。
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