報連相～連絡っていつが適切？～ (TDC member writing)
★どんなときに連絡しますか？
社会人として大切な報連相のうちの一つ、「連絡」。では、どんなときに連絡するのが重要でしょうか？
→業務に関する情報や自分のスケジュールなどを先輩社員へ伝える事。です。
★連絡の仕方は？対面？電話？メール？
方法は多々ありますが、それぞれにメリット、デメリットもありますので注意して活用する事が大切です。
対面の場合
対面のメリットは、相手と直接会って細部まで細かいニュアンスを伝える事ができる点です。
また、何かを依頼する時も、意思疎通がしやすいので断りにくく、状況を有利に展開できる要素があります。
対面のデメリットは意思疎通の苦手な人には伝わりにくく、素早い判断力や瞬発力が必要とされるため、それなりのコミュニケーション能力、事前の準備が必要となる事です。
電話の場合
電話のメリットは、時間的、空間的な制限がされない事です。直接会う手間が省けますし、リアルタイムで会話をすることが可能です。加えて、メールと比べて、連絡が確実に伝わったのか、相手の反応を確かめることができます。その代わり、電話をする際は忙しい時間ではないか、きちんとアポイントを取って連絡しましょう。
電話のデメリットは直接会って話すよりも軽い内容と思われがちになる事です。特に謝罪などは電話のみで行うと誠意にかけると感じる人も多いようです。また、相手の顔が見えない分、声のトーンも少し高めにするなどの工夫も必要になってきます。
メールの場合
メールのメリットは、なんといっても、自分の好きなタイミングと時間で、余裕をもって伝えられる点です。
また。内容も証拠として残り、CCで送れば手間をかけずに第三者にも一度に発信できる手軽さもあります。お互いの予定を決まる必要もなく、任意のタイミングでチェックすることができます。
メールのデメリットは急ぎの用には使えない事、また、きちんとしたビジネスメールのマナーを守らなかったり、表現や誤字などの内容で相手に誤解を生みやすい点も注意点です。相手からのレスポンスも遅くなる場合が多く、すぐに結果を知りたいときには不向きです。また、メールの未送信や誤送信などのトラブルを生みやすい点も注意です。
これらの方法を振り返ると、時と場合によりますが、やはり、
- 対面
- 電話
- メール
の順番が無難かと思われます。
★朝一の連絡、帰り際の連絡
また、就業時間内の連絡で重要なのが、朝一番の連絡と帰り際の連絡です。
朝一番には、その日の重要なスケジュールや連絡事項を朝礼時に伝えるようにしましょう。
また、緊急の場合は就業１０～１５分前には連絡するようにしましょう。
帰り際の連絡は、明日朝一番の重要なスケジュール、明日の引継ぎがある場合などに行うと良いでしょう。この場合も相手の迷惑にならないよう、様子を見て終業１０～１５分前、もしくは終礼時に伝えましょう。
このように一口に連絡と言っても時と場合によって上手に使い分けるのが社会人としてのマナーです。しっかりと身に付けて業務効率アップにつなげたいですね。
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