できる事務職を目指す ファイリング力を高めよう！ 東京デジタルキャリア 就労支援ログ
※今回は過去に事業所内で行った研修のご紹介です。
「事務職」では具体的にどのようなことを任されるのか、未経験の方にはなかなかイメージが湧きにくいと思います。
オフィスワークを行うポイントを知ることで、事務職として働くイメージをつかんでいってください。
ファイリングとは
「事務職」の仕事の中で、責任ある仕事の一つがファイリングです。
ファイリングとは書類を整理し保管することを指します。
情報の共有化がしやすく、業務を効率化するためには、必要なときにいつでも利用できるように書類を管理する工夫が必要です。
会社ではよくあることですが、上司や営業担当者から急に言われた時…
職場のパートナーとして、どの人と一緒に仕事をしたいと思うでしょうか。
あの案件の資料をすぐに出して！
去年の●●社からの見積もり、いくらだっけ？
はい！こちらです！！
え～～っと・・・どこだっけ？
・・・・・・
図書館や書店を思い出してみましょう。
必要な本を探しやすいように、仕分け分類されていますね。
・棚は、本の種類ごとに場所が分かれている
・棚の中は、作者名などで区切られている
・本の中は、目次で見出しがわかるようになっている
上手くファイリングするためには、その情報についてどう整理すると後で探しやすいか、
図書館や書店の棚や、本を探す時の様子をイメージしてみると、わかりやすいかもしれません。
「誰の？」「いつの？」「種類は？」「内容は？」ということを意識して、分類の仕方を考えてみましょう。
今後の用途や使い勝手を考えて、保存場所や保存方法を工夫する人は
書類やデータを間違いがないように、わかりやすく整理することができるので
正確かつ迅速な準備をすることができます。
それができる人とできない人との差は、オフィスワーカーとしての評価の差につながります。
必要な資料を迅速に用意してもらえれば、仕事は早く進みます。
安心して仕事を任せられる、パートナーとしてとても頼りにされる存在になることができるのです。
電子ファイリング
「紙ファイリング」とは、その名の通り紙資料を分類・保管する方法です。
バインダーや個別フォルダなどに保管し、背表紙や見出しを見えやすいようにつけて管理します。
オフィスではキャビネットや引き出しなどに分けて管理します。
「電子ファイリング」とは、電子データを使ったファイリングのことを指します。
WordやExcel、PDFなどのファイルや画像データファイルなどが対象になります。
紙文書と同じように、わかりやすいファイル名を付けて管理します。
ＰＣ内ではフォルダをそれぞれ分けて管理します。
どちらも整理の仕方の理屈は同じです。
図書館の本＝書かれているページ＜本＜本棚 とすると
・紙媒体の情報＝書類＜ファイルブック＜書庫
・ＰＣのデータ＝データファイル＜小フォルダ＜大フォルダ というイメージです。
EXCELデータで例えると sheet＜book＜フォルダ ということになります。
PCデータ保存のコツ
電子ファイリングの場合、紙ファイリングと大きく違うのはＰＣ内で「検索」ができるという事です。
必要な情報を早く見つけるためには、「検索」しやすい保存をしておかなければなりません。
名前の付け方や保存先の良し悪しが、その後の作業スピードを左右します。
一度だけきれいに整頓できても、それがうまく運用できなければ意味がありません。
ＰＣデータはどのように整理すればわかりやすくなるか考えてみましょう。
まずは、そのファイルが一時的に使用するだけのものか、データとして残すためのものか考えてから作業を始めましょう。
・一時的なファイルとは：作業するために保存はするが、作業後には別の媒体などに移動もしくは削除するファイル
・残すためのファイルとは：ＰＣ内に保存して、今後も使用する可能性があるファイル
①作業中はどこに保存しておくと使い勝手がよいか考える
・一時的な保存は「デスクトップ」でよい⇒作業終了後、必要であれば保存用のフォルダに移動し、デスクトップ上のデータは削除する
・ＰＣにそのまま保存する必要があるものは「ドキュメント」に置くと良い⇒ドキュメント内にわかりやすくフォルダーを作り保存する。
※不要なファイルは使い終わったら削除する。余計なデータはＰＣの作業領域を圧迫するだけ。
※デスクトップにファイルがあるとＰＣの動作が遅くなるので、保存用のソフトやデータはできるだけ置かないようにする。
※保存先を見つけやすくするには、デスクトップにはショートカットを置く。
②ファイル名、フォルダ名にどのような名前を付けると良いかを考える
・情報内容
・作成者
・作成日 など、後々に情報内容が検索しやすいように名前を付けておきましょう。
③最終的にどこに保存するのが便利かを考える
・ＰＣ内・・・自分だけが利用するファイル
・共有ドライブ（Ｇドライブなどのクラウド、USBなどの外付け、共有サーバー）・・・他者と共有するファイル
まとめ
情報の整理と保管がうまくできていないために、
・なかなか作業に入れない
・せっかく作ったデータが見つからない
・どれが一番新しいデータかわからない
といった経験はありませんか？
ファイリングのコツをうまくつかむことで、無駄な時間が削減でき、業務効率の向上につながります。
「頼りになる事務職」を目指して、上手にデータ保存ができるよう心掛けましょう！
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事業所内では、感染症対策や衛生管理を十分に行った上で
ご来訪者の皆様をお迎えしております。
ご来訪時には、マスクの着用及び手洗い・うがい・手指アルコール消毒を
お願いすると存じますが、ご理解のほど何卒宜しくお願い申し上げます。
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