メールの書き出しで大事なこと 東京デジタルキャリア (TDC member writing)
大事なのはこの3点です！
・誰が
・誰に
・メールの内容がどんなものなのかを簡潔に伝える！
あとは適切な言葉遣いでメールのルールに則って記述していけば問題ありません。
もちろん、相手に理解してもらい興味を引いてもらえるかも重要ですが上記3点に絞ります。
誰が！
メールで言う「from:」の部分です。普通は「私」になります。
ただ、「私」というメールアドレスはないので、会社などで割り当てられた個人アドレスを使用します。
誰に！
メールで言う「To:」になります。
「Cc:」や「Bcc:」も似たような機能がありますがここでは省略します。
どんな内容を！ ※ここが一番大事！
メールは文字で書き起こしていくため、記述する内容が整理されていると驚くほどスムーズにコミュニケーションが取れます。逆に言えば整理されていないと相手に伝えたいことがうまく伝わりません。特に書き出しの部分で全体像を掴めるようにまとめることが大事です。
メールを利用することのメリットデメリットをまず考えてみます。
メリット
・時間に縛られず任意のタイミングで送ることが出来る
・ネット回線を使うためすぐに相手のもと（メール保存しておくサーバ）に届く
・時間や場所などの指定がある場合、明確に伝えられる
・履歴が残る
・同じ内容を複数の人に送れる
・複数の内容を伝えられる
・関連する資料なども添付できる
デメリット
・顔が見える訳ではないため、誰（自分）が誰（相手）に伝えようとしているのかすぐに伝わらない
・いつ読んでもらえるか分からない（特に「10分後に返信ください」の様にするのは厳禁）
・電子メールは紙で書く手紙と似たような前置き・気遣いが必要になる
メールのデメリットを無くそう
・メールタイトルには内容が想像できるよう簡潔に記す
【悪い4つの例】
「こんにちは」「よろしくお願いします。」「例の件です。」「横井様」
１．挨拶は本文で行うので不要。
２．どんな内容が送られてきたが全く分からない
３．「例の件」が何の件を指しているのでしょうか。送信者は頭の中で理解しているかもしれませんが、送付先の相手にあなたの頭の中までは送信されません。ここは具体的に、「先日のお見積もりの件です。」などと明確にするとよいでしょう。
４．名前を書くのは意味がありません。何故かといえば、メールアドレス＝届いた人がその人になるからです。また、本文冒頭の挨拶分に横井さん宛てであることを記述しますので、横井さんのメールアドレスが正しければタイトルに入れる必要はありません。
メール本文について
・誰に宛てたのかを明確にする → 送り先の相手の名前を冒頭に入れる
例）〇〇株式会社 △△課 ◇◇◇様
△△課などの所属は記述しなくても問題ない場合もあります。
また、同じプロジェクトに参加している相手などの場合名前だけでも良い場合もあります
名前を省略可能な場合もありますが、相手との関係性によるので注意が必要です。
名前や様はメールを送るたびに記述していくもので、メールのレスポンスが増えると「またか…」となるかもしれませんが、前のメールからコピペするなど工夫しましょう。
また、本文頭の宛先の書き方はどの様にしたらよいでしょうか
一番簡単な方法！
相手方から届いたメールであれば、相手方の書式をそのまま流用する
例）〇〇様 → 同じように「△△様」と返信する
例）△△課〇〇様 → 同じように「◇◇課△△様」と返信する
但し、これも相手方との関係性によるのでその点留意が必要です。
「△△課〇〇様」で届いたからと言って「△△様」と返信する事は特段問題にはなりません。「様」が抜ける事の方が一番の問題と考えましょう。
挨拶
対面の時と同じように短文で良いので挨拶を入れます。
例）お世話になっております。 → 取引先の相手などではこれを使う
お疲れ様です。 → 社内宛の場合一番よく使われる。
※対面だと使う挨拶として「こんにちは」「お疲れ様です」「すみません」「今お時間よろしいですか？」などがありますが、メールの場合相手がいつ読むか分からないので状況によって使ってもよいか、よく考える必要があります。
自分の名前
メールで自分の名前を記述しておいた方がいい場所はどこでしょうか？
・設定でメールアドレスに付随させる → メールソフトで受信したときに目につきやすい
・メール本文で相手方への挨拶分が終わったあと → 私が送付しましたという自己紹介
例）お世話になっております。杉田です。
・フッター（メールの最後の事です） → 名前のほか、会社名，所属部署，役職，会社住所，電話番号など、全体的な連絡先のまとめたものを書いておきます。
ここまで書けたら、本文で相手様に伝える内容を上手にまとめて送り、良い関係を築きながら失礼のないようにコミュニケーションしていきましょう。
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