BS メールの基本的なマナー編 東京デジタルキャリア 就労支援ログ
ビジネスシーンで多く関わる「ビジネスメール」。
家族や友人に送る時とは異なり、様々なマナーやポイントがあります。
今回はビジネスメールの基本的なマナーについてご紹介します。
ビジネスメールの七箇条
・送信前に宛先、誤字脱字がないか確認
・短文で簡潔な内容に
・箇条書きやリスト化する
・送信時間は相手の勤務時間中に
・伝達内容によって電話とメールを使い分ける
・届いたメールはすぐに返信する
・遅くとも1営業日以内に行う
メールは都合のよい時間を選んで読めるのが特徴とはいえ、相手の時間をいただくことに変わりはありません。
そのため、相手に失礼がなく、何を伝えたいかわかりやすい内容や様式であることが重要です。
ここでは、ビジネスメールを送る際に、おさえておくべき基本的な考え方について、主なポイントをまとめて紹介します。
○送信先や言葉遣いは正確に、誤字脱字はないように
メールは手軽に使えてしまう分、送信先や言葉遣いのチェックなどはおろそかになりがちです。
送信先の間違いは相手にとって失礼なだけではなく、送る情報によっては自社や送り先の会社にとって、重大な損失になってしまうこともあります。
また言葉遣いを誤ったり、誤字脱字が多かったりすれば、相手に対して失礼で印象はよくありません。
○読みやすく簡潔に
ビジネスの現場では1日にたくさんのメールをチェックする必要があり、1通1通にあまり長い時間をかけることはできません。
そのためさっと読んで用件が伝わるような、簡潔なメールが好まれます。
具体的には、適宜改行したり、ポイントをリスト化したりして、長文が続くのをできるだけ避けるとよいでしょう。
○メールを送る時間を考える
受け手が都合のよいタイミンクで読めるのがメールの利点ですが、
最近はスマートフォンやタブレット端末から随時メールをチェックしている人も増えています。
そのため、よほど重要な要件でない限りは相手の勤務時間中に送るようにして、プライベートの邪魔にならないようにしましょう。
○メールと電話を使い分ける
メールは手軽ではありますが、相手がすぐに読めない可能性もあるので、急ぎの要件であれば電話も併用できると良いでしょう。
ただし、電話は相手の仕事時間を急にさえぎってしまうものでもあります。
また、電話で多くの用件を済ませていると、あとで話した内容と自分や相手の理解との間に齟齬が出てしまう可能性もあります。
電話を使う際にはこの点を留意しておきましょう。
○返信はできるだけ早めに
届いたメールに対して返信が必要な場合、長時間放置するのは相手に失礼です。
遅くとも1営業日以内に返信するようにしましょう。
すぐに回答するのが難しい内容であれば「確認次第、改めて連絡いたします」や「○月△日までに回答いたします」のように
返信するだけでも印象が変わります。
まとめ
・送信前に宛先、誤字脱字がないか確認
・短文で簡潔な内容に
・箇条書きやリスト化する
・送信時間は相手の勤務時間中に
・伝達内容によって電話とメールを使い分ける
・届いたメールはすぐに返信する
・遅くとも1営業日以内に行う
ビジネスメールでは、常に受け取る相手のことを意識したメール作成が重要です。
仕事は1人で行っているのではなく、様々な人が関わっています。
メールにおいても、一緒に働いている人のことをおもんばかる姿勢が必要ですね。
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