FAXの使い方のマナー(TDC member writing)

　メールをプライベートで使ったことがある人は多いですが、FAXをプライベートで使ったことがある人は少ないでしょう。
　しかし、ビジネスシーンではいまだに重要な連絡手段とされており使う機会も多くあります。
　この機会にFAXのマナーを学びなおしておきましょう。

送付状

　まずFAXを送る際には、送付状（カバーレター）を添付しましょう。送付状には、送信元と送信先の情報、送信日時、件名、送信する資料の概要などを記載します。送付状を添付することにより、受信側が送られてきたFAXの内容を即座に把握でき、誤送信に気づいた際に迅速に対応できます。

ページ数

　FAXは不完全な受信やページの欠落が起こる場合があります。そのため、送付状や各ページに「全〇枚中〇枚目」などの形式でページ数を記載すると、受信者がすべての資料を受け取ったか確認できるようにしておきましょう。
　一般的に、FAXは最大で20～50枚まで送信できます。
それ以上の枚数になる場合は、2回にわけて送信することが必要ですが、FAXの送信は受信先の用紙を消費するため、大量のFAXを送る際には事前に相手に確認を取ることが必要です。

受信確認

　FAXを送信したあと相手方に受信確認の連絡をしましょう。
　FAXは電子メールや電話と違い、確実に相手に届いたかどうかが不明確な場合があるため、送信後に電話やメールで「〇〇をお送りしましたのでご確認ください」と伝えましょう。

送信時間

　FAXの送信時間にもマナーが求められます。相手先が法人の場合、営業時間外や深夜、早朝などの時間帯での送信は避け、平日の9時から17時までの業務時間内での送信を心がけましょう。
　どうしても業務時間外に送らなければならない場合は、事前に連絡を入れましょう。

まとめ

　普段なじみのないFAXですがビジネスシーンではいまだによく使われます。
FAXをうまく使うことができれば自社の人や送付先にいい印象を与えることができます。
FAXを使いこなしてビジネスパーソンとしてステップアップしていきましょう。

参考文献
Indeed キャリアガイド

 

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