オフィスワーク あれやこれや① 東京デジタルキャリア 就労支援ログ

オフィスワーク(事務職)に求められる主な業務には

・電話対応
・メール対応
・ビジネスレター対応
・書類作成
・ファイリング

などがあります。

 

電話やメールの対応が悪いと、会社そのもののイメージが悪くなります。

また、書類に不備があると、会社の信用を損なうことになります。

 

事務職=裏方と考えがちですが

外部の人とつながる窓口となる事務担当者は

実は「会社の顔」といってもよい、大事な役目を担っているのです。

営業担当者にとっての頼もしい相棒を目指しましょう!

 

オフィスワークで身に付けておきたいポイントを挙げてみます。

 

 

正しい言葉使い、文章使いを身に付けましょう

誤字、脱字をしないようにすることは当たり前ですが、

ビジネスでは、日常会話ではあまり使わない用語や言い回しが出てきます。

 

間違いやすい「尊敬語」と「謙譲語」

日本の場合、相手との関係性で言い回しを変える習慣があります。

・営業側と得意先側

・上司と部下

・社内と社外 

など、言葉の選び方を間違えると印象を悪くしてしまいます。

 

ビジネス文書と一般文書の違い

ビジネス文書の書き方には、内容に応じた「形式」があります。

知人に宛てた文章とは異なる部分もあり、

相手に「信頼できる印象」を持ってもらえる文書を作ることが求められます。

 

 

ミスを少なくするような工夫をしましょう

どんなに注意していても、人がやることに“絶対”はありません。

(最新システムだってエラーやバグ、出ますから・・)

もちろん、間違えないようにすることは大前提!

その上で「間違えるかも」ということを常に頭に置いておく必要があります。

 

大事なのは、

・間違いを見つけた時にどうするか

・同じ間違いをしないためにはどうするか を考えること。

 

ミスをする毎に自分のknow-howが増え、レベルアップにつながれば、

苦い思いも無駄になりませんね。

 

書類やデータを整理しましょう

突然、営業担当や上司から

「3年前のあの案件どんな内容だったっけ?」

と聞かれたら、どう返事をしますか?

 

あるいは、

得意先から

「去年の夏頃頼んだのと同じ物をお願い」

謎解きのような依頼を受けたら、どう対応しますか?

 

即座に「これです!」と回答できたら、「おぬし!できるな」となりますが・・・

記憶力には絶対の自信があるから問題なしという人でない限りは、

そうもいかないのが現実です。

 

必要な書類やデータを効率よく見つけるためには、

いかに効率の良い保存をしているかがカギ。

 

年月日別/担当者別/クライアント別/案件名別 など、ファイル名や保存先を、

分かりやすく仕分けしておくことで、後からでも見つけやすくなります。

 

 

これらのポイントを意識して、センスのあるオフィスワーカーを目指しましょう!

 

〇主催:東京デジタルキャリア(運営法人:オフィスあしずみ)

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ご多忙の中とは存じますが、お時間の許す限り、ご参加頂ければ幸いです。

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東京デジタルキャリアでは見学・体験を順次受け付けしております。

施設外就労で就労への一歩を踏み出しましょう。

 

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ご来訪者の皆様をお迎えしております。

ご来訪時には、マスクの着用及び手洗い・うがい・手指アルコール消毒を
お願いすると存じますが、ご理解のほど何卒宜しくお願い申し上げます。

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