BS タスク管理 東京デジタルキャリア 就労支援ログ
タスク管理とは？
To Do管理とも言い、
やるべきことを漏らさず効率的に行っていくための段取りをすること。
例えば・・・・・
請求書を作成するにあたって…
〇「パソコンに向かったものの、データが来ていない」
→データの確認をしておけばよかった
→やりたい事がすぐにできない状態
または、上司にデータを急ぐように言われたが…
〇「すでに取り組んでいる事前準備が足りず、その確認に手間取ってしまい、作業が捗らない」など
→既に取り組んでいる事と急ぎの作業でパニックになる
→優先順位などわからなくなってしまう
■期間までに作業が終わらない
■時間のロスが発生する
■作業に順位がつけられない
この場合、必要な作業とそれにかかる時間の見積もりが、作業をスムーズに進めるカギとなります。
タスク管理で大事な3つの事
① 具体的にやるべきことをできるだけ細かく分解する
② 重要度や緊急度の二軸に沿って、取り組む順番や時間帯を決める
③ 一人で出来るものと、他の人が関係するものを分ける
① 具体的にやるべきことをできるだけ細かく分解する
どこまで進んだかが判断できるよう、プロジェクトや作業を区切ってチェックすることです。
「誰がいつまでに」ということも決めておきます。
遅滞が発生し、仕事の流れが止まることのないチームワークが求められます。また、その管理が大切です。
② 重要度や緊急度の二軸に沿って、取り組む順番や時間帯を決める
次項の時間管理でも触れますが、すべてのことを受け付けた順に行っていくのではなく、重要かつ緊急のものは最優先、重要でも緊急でもないものは今はやらないというように、順位づけを行うことです。
同時並行で様々なことを行う場合、想定外のことが飛び込んでくることもあります。
そうした時はやることの順序を入れ替えるなど、臨機応変に優先順位を見直します。
また、平常時でも、タスクに順番をつけるだけでなく、考える仕事は午前中、人に会うのは午後、など、分類してスケジュールに落とし込むと自分なりのパターンができて管理が楽になります。
③ 一人で出来るものと、他の人が関係するものを分ける
自分で完結できる仕事と、他人の作業も考慮して予定を組むべき仕事を分けるということです。
特に人に依頼事項がある場合、なるべく早い段階で依頼して、締め切りを早めに設定しておくと、相手の回答待ちで作業が滞ることなく、後の工程がスムーズになります。
タスク管理しやすい方法3選
①ポストイット、手帳管理
手帳やポストイットであれば手書きで好きなタイミングに書き出しできる。
また、仕事の際に書き出して、パソコンに貼って、帰宅。
タスクが終了したら捨てる、ペンでつぶす等できますね。
マイナス点で言えば忘れてしまったら書き出しできない事。
②パソコン管理
Excelやメールソフト、チャット等のツールソフトにもカレンダー機能と同じように入っていますね。
カレンダー機能+TODO機能+他の人との共有が連携している事が多く、無料で使用できる物も多くあります。
気軽に使いやすく、自身で振り返ったり管理できる物が選びやすいですね。
スマホアプリ管理
無料ではシンプルな機能のものが多いですね。有料では多機能で写真を連携したりもできるどうです。
パソコンと同じくカレンダー機能+TODO機能+他の人との共有が連携していますね。
手軽に始められ、いつでも手元にあるスマホは便利で使いやすいのではないでしょうか？
自分でタスクの管理ができるという事は優先順位がつけられることになります。
まずは練習だと思って日々の生活の中で
「～からはじめよう…」
「次は～をして…」
「最後は…」
①時間的に早く終わらせるべきもの
②まだ時間的に余裕のあるもの
を理解し仕分けしていきましょう！
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事業所内では、感染症対策や衛生管理を十分に行った上で
ご来訪者の皆様をお迎えしております。
ご来訪時には、マスクの着用及び手洗い・うがい・手指アルコール消毒を
お願いすると存じますが、ご理解のほど何卒宜しくお願い申し上げます。
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